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Veröffentlichungspflichten im Handelsregister

a. Eintragungen im Handelsregister

Das Handelsregister ist ein öffentliches Register und dient der Publikation von Tatsachen, die für den handelsrechtlichen Geschäftsverkehr von Bedeutung sind. Über das Handelsregister besteht die Möglichkeit, sich ein Bild über bestimmte geschäftliche Verhältnisse eines Unternehmens zu verschaffen. Das Handelsregister dient damit dem allgemeinen Anliegen des Handelsrechts, einen sicheren und beschleunigten Geschäftsgang zu ermöglichen. Unter der Internetadresse www.unternehmensregister.de sind die Eintragungen des Handelsregisters abrufbar. Für den Abruf der Handelsregisterdaten ist eine Registrierung erforderlich. Der Abruf jedes einzelnen Registerblattes kostet zurzeit 4,50 Euro. 

b. Wer ist zur Eintragung verpflichtet?

Unternehmen mit Kaufmannseigenschaft sind verpflichtet, bestimmte unternehmensrelevante Tatsachen in das Handelsregister eintragen zu lassen. Eintragungspflichtig sind danach grundsätzlich alle Gewerbetreibenden, ausgenommen sind lediglich Gewerbetreibende, deren Unternehmen nach Art und Umfang keinen kaufmännisch organisierten Geschäftsbetrieb erfordert (Kleingewerbe). Nähere Einzelheiten zu der Frage, ab welchem Umfang ein kaufmännischer Geschäftsbetrieb vorliegt, entnehmen Sie bitte unserem Merkblatt „Der kaufmännische Geschäftsbetrieb“ (Dok.-Nr. 20495).

In das Handelsregister eingetragen werden danach: Kapitalgesellschaften (UG (haftungsbeschränkt), GmbH, AG), Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG, einschließlich der GmbH & Co. KG) und EWIV (Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung) sowie der eingetragene Kaufmann. 

c. Einzutragende Tatsachen 

Die einzutragenden Tatsachen ergeben sich grundsätzlich aus den jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen. Es kann zwischen eintragungspflichtigen und eintragungsfähigen Tatsachen unterschieden werden. 

Eintragungspflichtige Tatsachen
Eintragungspflichtige Tatsachen sind solche Umstände, die beim Handelsregister zur Eintragung angemeldet werden müssen.
Gründung
Zu Beginn ihrer Tätigkeit müssen alle eintragungspflichtigen Unternehmen ihre Gesellschaft in das Handelsregister eintragen lassen, §§ 29, 1 HGB („Betriebsbeginnpublizität“). Die Anmeldung zur Eintragung muss unter Angabe der Firma, des Ortes der Niederlassung und der inländische Geschäftsanschrift beim zuständigen Registergericht erfolgen.
Laufender Betrieb
Nach der Anmeldung eines Unternehmens zum Handelsregister bestehen auch im laufenden Geschäftsverkehr vom Gesetz vorgegebene Entragungspflichten. Einzutragen sind beispielsweise: 

Änderung der Firma
Änderung der inländischen Geschäftsanschrift der Haupt- oder Zweigniederlassung

• Die Erteilung der Prokura
• Das Erlöschen der Prokura
• Die Verlegung des Sitzes eines Unternehmens
• Die Errichtung einer Zweigniederlassung
• Die Aufhebung einer Zweigniederlassung
• Das Erlöschen der Firma

Neben den allgemeinen bestehen auch rechtsformspezifische Eintragungspflichten. Einige davon sind hier für die jeweiligen Rechtsformen beispielhaft (nicht abschließend) aufgeführt.

Bei der OHG sind dies der Eintritt eines neuen Gesellschafters sowie das Ausscheiden von Gesellschaftern. Weiterhin sind Änderungen in der Vertretungsbefugnis der Gesellschafter einzutragen. Auch die Auflösung und Liquidation der Gesellschaft führen zu weiteren Eintragungspflichten.

Bei der KG sind der Eintritt und das Ausscheiden von Komplementären und Kommanditisten eintragungspflichtig. Darüber hinaus sind Erhöhungen oder Herabsetzungen der Hafteinlagen der Kommanditisten in das Handelsregister einzutragen. Auch die Auflösung und Liquidation der Gesellschaft führen zu weiteren Eintragungspflichten.

Bei der GmbH und U G (haftungsbeschränkt) sind die Bestellung und Abberufung eines Geschäftsführers sowie Änderungen der Vertretungsbefugnis der Geschäftsführer eintragungspflichtig. Weiterhin sind in Bezug auf das Stammkapital Kapitalerhöhungs- sowie Kapitalherabsetzungsmaßnahmen anzumelden. Auch andere Änderungen des Gesellschaftsvertrags bedürfen der Eintragung, da sie erst mit Eintragung in das Handelsregister wirksam werden. Der Auflösungsbeschluss und die Liquidation der Gesellschaft lösen weitere Eintragungspflichten aus.

Bei der AG sind die Bestellung, Abberufung (oder Amtsniederlegung) von Vorstandsmitgliedern oder die Änderung ihrer Vertretungsbefugnis einzutragen. Weiterhin sind Beschlüsse über Erhöhung sowie Herabsetzung des Grundkapitals anzumelden. Auch die Abwicklung der AG und deren Schluss begründen Eintragungspflichten.

Weitere Pflichten zur Anmeldung und Eintragung ergeben sich für Unternehmen bei einer Umwandlung nach dem Umwandlungsgesetz.
Eintragungsfähige Tatsachen
Darüber hinaus gibt es eintragungsfähige Tatsachen. Diese können, müssen aber nicht eingetragen werden. Eintragungsfähige Tatsachen sind in der Regel solche, die für den Eintragenden von Vorteil sind, z. B. Haftungsausschlüsse. Daher ist deren Eintragung freiwillig. Eintragungsfähig sind allerdings nur Tatsachen, deren Eintragungsfähigkeit das Gesetz festlegt. 

Beispiel: Eintragung eines Haftungsausschlusses bei Erwerb eines Handelsgeschäftes nach § 25 Abs. 2 HGB. Dieser Haftungsausschluss wird allerdings auch erst durch Eintragung in das Handelsregister wirksam.

d. Form und Frist der Eintragung

Eintragungen in das Handelsregister erfolgen grundsätzlich aufgrund einer entsprechenden Anmeldung. Die Anmeldung muss den Antrag enthalten, eine bestimmte Tatsache ins Handelsregister einzutragen. 

Bei der OHG und KG müssen die Anmeldungen von allen Gesellschaftern vorgenommen werden. Dies betrifft auch die nicht vertretungsberechtigten persönlich haftenden Gesellschafter und Kommanditisten (vgl. § 108 HGB). Bei der GmbH und AG sind die jeweils nach außen vertretungsberechtigten Organe (Geschäftsführer bzw. Vorstand) anmeldepflichtig. 

Hinweis: GmbH-Geschäftsführer sollten dabei beachten, dass sie nach ihrer Abberufung als Geschäftsführer oder Niederlegung des Geschäftsführersamtes selbst nicht mehr berechtigt sind, diese Tatsache zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden.

Das Handelsregister wird von den Amtsgerichten geführt. Zuständig ist in der Regel das Amtsgericht, in dessen Bezirk sich der Sitz der Gesellschaft befindet. In Berlin ist dies für alle Berliner Bezirke das Amtsgericht Charlottenburg. 

Die Anmeldung hat in notariell beglaubigter Form zu erfolgen. Sie muss in elektronischer Form an das Handelsregister gesandt werden. Für die elektronische Übermittlung der Anmeldung ist eine Spezialsoftware erforderlich. Diese steht im Internet zum kostenfreien Download unter www.egvp.de zur Verfügung. Darüber hinaus ist allerdings eine qualifizierte Signaturkarte für die wirksame Übersendung der Unternehmensdaten notwendig. Daher ist es aus Zeit- und Kostengründen empfehlenswert, die mit der Spezialsoftware vertrauten Notariate auch mit der Übersendung der Daten an das Handelsregister zu beauftragen.

Die Anmeldung von eintragungspflichtigen Tatsachen muss unverzüglich erfolgen. 

Hinweis: Die Handelsregisteranmeldungen werden nach der Eintragung vom Gericht von Amts wegen in elektronischer Form bekannt gemacht. Dies hat das Gericht unverzüglich im Anschluss an die Eintragung zu veranlassen. Hierbei wird der Unternehmer nicht mehr tätig. Diese elektronische Bekanntmachung kostet pauschal 1 €. Sie sollten darauf achten, dass eine Zahlungsverpflichtung nur gegenüber der Justizkasse, in Berlin der Kosteneinziehungsstelle der Justiz Berlin, besteht.

Warnung: Achten Sie auch darauf, dass es in der Praxis vorkommen kann, dass Adressbuchverlage Ihnen unaufgefordert als Rechnung aufgemachte Angebote zur Eintragung Ihres Unternehmens in ein Branchenverzeichnis oder Register zusenden. Diese Angebote können leicht mit einer Rechnung der Justizkasse für die Bekanntmachung verwechselt werden. Da die Angebote häufig mit einem Überweisungsträger verbunden sind, kann durch Zahlung des in Rechnung gestellten Betrages ein Vertrag zustande kommen. Sie sollten beachten, dass diese Angebote nichts mit der Bekanntmachung seitens des Gerichts oder auch mit ihren eigenen gesetzlichen Anmeldepflichten zu tun haben. Sie sollten deshalb vor Zahlung prüfen, welche Leistungen mit dem Angebot verbunden sind und ob Sie den Vertrag auch wirklich abschließen wollen.

e. Wirkungen der Eintragung

Deklaratorische und konstitutive Eintragungen
Die Eintragung von Tatsachen im Handelsregister hat unterschiedliche Bedeutung. Überwiegend dienen die Eintragungen nur zur Publizierung bereits rechtswirksamer Tatsachen (deklaratorische Eintragung). Daneben gibt es aber auch Eintragungen, bei denen die Rechtswirkung erst mit dieser Eintragung erfolgt (konstitutive Eintragung).

Deklaratorische (erklärende) Eintragungen bezeugen lediglich das Vorliegen von Tatsachen, die außerhalb des Registers bereits eingetreten sind. 

Beispiel: Die Eintragung der Firma eines Kaufmannes, der bereits ein Handelsgewerbe betreibt. Dieser Kaufmann ist nicht erst mit Eintragung in das Handelsregister ein echter Kaufmann, sondern bereits zuvor. Die Eintragung hat somit nur rechtsbekundenden Charakter.

Beispiel: Die Erteilung der Prokura. Diese entsteht schon mit der Erteilung an den Prokuristen. Die Eintragung der Prokura hat dann nur kundgebenden Charakter.

Konstitutive Eintragungen haben dagegen eine Doppelfunktion. Sie schaffen eine neue Rechtslage und bekunden diese zugleich öffentlich. Die Eintragung wirkt in diesen Fällen rechtsbegründend. 

Beispiel: Freiwillige Eintragung eines kleingewerblichen Unternehmens, das nach dem Umfang seiner Tätigkeit nicht zur Eintragung verpflichtet ist (Kleingewerbetreibender): Die Eintragung bewirkt, dass der Kleingewerbetreibende zum Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches wird und den für Kaufleuten geltenden Vorschriften unterliegt, z. B. Buchführungspflichten, Berechtigung zum Führen einer Firma, Berechtigung zum Erteilen einer Prokura etc.

Beispiel: Erst mit der Eintragung in das Handelsregister entstehen die GmbH und die AG als solche, da die Eintragung Entstehungsvoraussetzung ist. Vor der Eintragung bestehen die GmbH und die AG nur in der Form der Vor-GmbH bzw. Vor-AG.

f. Vertrauensschutz und Haftungsfolgen

Eintragungen im Handelsregister und deren Bekanntmachungen bewirken gegenüber Dritten einen Vertrauensschutz, den sog. öffentlichen Glauben nach § 15 HGB. Dies führt dazu, dass Registerinhalt und -bekanntmachung für und gegen Dritte wirken. Dies gilt selbst dann, wenn der Dritte gar nicht Einsicht in das Handelsregister genommen hat. Grund dafür ist die durch das Handelsregister bezweckte Rechtsicherheit und der Verkehrsschutz.

Bei richtiger Eintragung und Bekanntmachung einer Tatsache im Handelsregister kann sich ein Dritter nicht darauf berufen, er habe die Tatsache nicht gekannt. Ausgenommen sind Rechtshandlungen, die innerhalb von 15 Tagen nach der Bekanntmachung vorgenommen wurden.

Beispiel: Ein Gesellschafter ist aus einer OHG ausgeschieden. Diese Tatsache wurde im Handelsregister eingetragen. Für neu entstehende Verbindlichkeiten der OHG haftet dieser Gesellschafter nicht mehr, auch wenn der Vertragspartner glaubt, er würde weiterhin der OHG angehören.

Bei fehlender Eintragung und Bekanntmachung von eintragungspflichtigen Tatsachen können diese einem Dritten nicht entgegengehalten werden, es sei denn, er hatte Kenntnis von dem Umstand. Der Rechtsverkehr kann sich also auf das Schweigen des Handelsregisters verlassen.

Beispiel: Einem Prokuristen wurde die Prokura entzogen. Der Geschäftsführer hat vergessen, diesen Umstand in das Handelsregister eintragen zu lassen. Dort erscheint der ehemalige Prokurist deshalb weiterhin als (aktiver) Prokurist. Verträge, die von diesem ehemaligen Prokuristen abgeschlossen werden, sind für das Unternehmen deshalb weiterhin bindend.

Bei richtiger Eintragung aber fehlerhafter Bekanntmachung einer eintragungspflichtigen Tatsache kann sich ein Dritter auf die falsch bekannt gemachte Tatsache berufen, es sei denn er kannte die Unrichtigkeit. Dies gilt auch dann, wenn Tatsachen unrichtig eingetragen und deshalb unrichtig bekannt gemacht wurden. 

Hinweis: Aufgrund dieser Wirkungen sollten alle eintragungspflichtigen Tatsachen im Eigeninteresse unverzüglich eingetragen werden. Sodann sollten die Eintragung, aber auch deren Bekanntmachung, auf ihre Richtigkeit hin überprüft und gegebenenfalls richtig gestellt werden.

Bei pflichtwidriger Verletzung von Eintragungspflichten kann es zu zivil- oder strafrechtlichen Haftungsfolgen für die eintragungspflichtigen Vertreter kommen.

g. Sanktionen bei unterbliebenen Eintragungen

Werden die gesetzlichen Pflichten zur Anmeldung ins Handelsregister nicht erfüllt, ist die Festsetzung eines Zwangsgeldes durch das Registergericht möglich. Das einzelne Zwangsgeld darf 5.000 € nicht überschreiten, vgl. § 14 HGB. 

Keine Geschäftsbriefe sind:

• Der Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen etc.
• Alle Nachrichten, die an einen unbestimmten Personenkreis gerichtet werden, z. B. Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen;
• Mitteilungen, die üblicherweise auf einem Vordruck gemacht werden, wie z. B. Lieferscheine, Versandanzeigen, Reparaturabholungsbenachrichtigungen
  

Vorgaben bei Geschäftsbriefen von Gewerbetreibenden, die nicht im Handelsregister eingetragen sind

Für Kleingewerbetreibende gilt, hierzu zählen Einzelunternehmer und Gesellschaften bürgerlichen Rechts, dass der Einzelunternehmer auf allen Geschäftsbriefen seinen Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und eine ladungsfähige Anschrift anzugeben hat.

Es gibt zurzeit keine zentrale, gewerberechtliche Vorschrift für die Pflichtangaben von Kleingewerbetreibende.

Kleingewerbetreibende sollten aber die in § 15b GewO geregelten Angaben auf ihren Geschäftsbriefen machen.  

Vorgaben für Geschäftsbriefe bei einer OHG und KG

Beide Parteien müssen gemäß §§ 125 a und 177 a des Handelsgesetzbuches (HGB) folgende Angaben enthalten: 

• Die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut 
• Die Rechtsform der Gesellschaft (OHG oder KG) 
• Der Sitz der Gesellschaft (z. B. München) 
• Das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z. B. Amtsgericht München) 
• Die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist
  

Vorgaben für Geschäftsbriefe bei einer AG

Gemäß § 80 Aktiengesetz müssen Aktiengesellschaften auf allen individuell adressierten Geschäftsbriefen (auch auf Bestellscheinen) gleichviel welcher Form folgende Angaben machen:

• die vollständige Firma der Gesellschaft in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut 
• Rechtsform der Gesellschaft (AG) 
• Sitz der Gesellschaft (z.B. Berlin) 
• Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z.B. Amtsgericht Charlottenburg) 
• Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist (z.B. HRB 60000) 
•  alle Vorstandsmitglieder (der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu bezeichnen) mit ihrem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen 
• der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit seinem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Angaben zum Gesellschaftskapital sind nicht vorgeschrieben, aber zulässig. Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Grundkapital sowie, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden. 

Für den Fall, dass sich die Aktiengesellschaft in Liquidation befindet, müssen die vorgenannten Daten gleichfalls angegeben werden. Statt der Vorstandsmitglieder sind alle Abwickler mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen anzugeben. Auch in der Firmenbezeichnung ist darauf hinzuweisen, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet (ABC AG i. L.). 

Vorgaben für Geschäftsbriefe bei einer GmbH

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) / Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)
Gemäß § 35a GmbH-Gesetz müssen die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form folgende Angaben machen: 

• die vollständige Firma der Gesellschaft in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut 
• die Rechtsform der Gesellschaft z.B. GmbH, Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) oder UG (haftungsbeschränkt) 
• der Sitz der Gesellschaft (z. B. Berlin) 
• das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z. B. Amtsgericht Charlottenburg) 
• die Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist (z. B. HRB 50 000) 
• alle Geschäftsführer, d. h. auch Notgeschäftsführer und stellvertretende Geschäftsführer, mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. 

Hat die GmbH einen Aufsichtsrat gebildet und hat dieser seinerseits einen Vorsitzenden, so ist der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit seinem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen zu nennen. Soweit die Gesellschaft einen Beirat oder Verwaltungsrat gebildet hat, der die Aufgaben eines Aufsichtsrats wahrnimmt (dabei kommt es nicht auf die Bezeichnung des Organs an), sind auch in diesem Fall der Zuname sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname des Beiratsvorsitzenden bzw. Verwaltungsratsvorsitzenden anzugeben. 

Werden Angaben über das Gesellschaftskapital gemacht, so muss die Höhe des Stammkapitals und der Gesamtbetrag der ausstehenden, d. h. noch nicht eingezahlten, Einlagen bezeichnet wer-den. 

Gemäß § 71 Abs. 5 GmbH-Gesetz müssen für den Fall, dass sich die GmbH in Liquidation befindet, die vorgenannten Informationen entsprechend angegeben werden. Statt der Geschäftsführer sind alle Liquidatoren mit dieser Funktionsbezeichnung anzugeben; hinzukommt, dass auf die Tat-sache hingewiesen werden muss, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet (z. B. XYZ GmbH i.L.).
GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. OHG
Gemäß §§ 125a und 177a des Handelsgesetzbuches (HGB) müssen Gesellschaften, bei denen - mit Ausnahme der Kommanditisten - kein Gesellschafter eine natürliche Person ist (insbesondere handelt es sich hier um GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. OHG), auf allen Geschäftsbriefen (z. B. auch Bestellscheinen) gleichviel welcher Form folgende Angaben machen: 

• die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wort-laut 
• die Rechtsform der Gesellschaft (z. B. GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. OHG) 
• der Sitz der Gesellschaft (z. B. Berlin) 
• das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z. B. Amtsgericht Charlottenburg) 
• die Nummer, unter der die Gesellschaft (hier die OHG oder KG) in das Handelsregister eingetragen ist (z. B. HRA 10 000) 
• die Firmen der persönlich haftenden Gesellschafter, d. h. in der Regel der GmbH oder AG, die die Funktion der persönlich haftenden Gesellschafter übernommen haben, nicht jedoch der Kommanditisten (z. B. "Komplementärin: XYZ GmbH"). 

Ferner müssen auf den Geschäftsbriefen der Gesellschaft zusätzlich für die persönlich haftenden Gesellschafter (GmbH oder AG) die Angaben gemacht werden, zu denen diese Gesellschaften gemäß § 35 a GmbHG oder § 80 AktG ihrerseits verpflichtet sind, also: 

• die vollständige Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wort-laut
• die Rechtsform 
• der Sitz 
• Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
• die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist 
• die Namen, sämtlicher - auch stellvertretender - Geschäftsführer bzw. Mitglieder des Vor-standes jeweils mit ihrem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vorna-men 
• der Vorsitzender des Aufsichtsrats mit seinem Familiennamen und mindestens einem aus-geschriebenen Vornamen (bei der Aktiengesellschaft in jedem Fall, bei der GmbH dann, wenn ein Aufsichtsrat gebildet wurde und dieser einen Vorsitzenden hat) 
• Werden Angaben über das Gesellschaftskapital gemacht, so muss die Höhe des Stamm- bzw. Grundkapitals und der Gesamtbetrag der ausstehenden, noch nicht eingezahlten, Ein-lagen angegeben werden. 
  

Folgen bei Verstoß

der Pflichtangaben im Geschäftsbrief

Zur Einhaltung der Vorschriften über Angaben auf Geschäftsbriefen kann das Registergericht durch Zwangsgeld anhalten; das einzelne Zwangsgeld darf zwar einen Betrag von 5.000 EUR nicht übersteigen, kann aber mehrfach festgesetzt werden, wenn den Pflichtangaben nicht nachgekommen wird.

Die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen sollen den Geschäftspartnern einige wichtige Informationen vermitteln und ihnen die Einholung registergerichtlicher Informationen ermöglichen. Daher stellen sie eine Marktverhaltensregelung im Interesse der Marktteilnehmer dar. Hinsichtlich der Frage, ob die fehlenden Angaben auch einen Wettbewerbsverstoß im Sinne des Gesetzes gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) darstellen, kommt es auf eine Prüfung im Einzelfall an.
Allerdings ist ein Verstoß regelmäßig nicht geeignet, die Interessen der Mitbewerber, Verbraucher oder sonstigen Marktteilnehmer spürbar zu beeinträchtigen. Verstöße gegen die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen können allerdings im Einzelfall den Tatbestand der Irreführung (§ 5 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 UWG, § 5 a Abs. 3 Nr. 2 UWG) erfüllen und ggf. bürgerlich-rechtliche Schadensersatzansprüche auslösen. 

Daher wird die Einhaltung der Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen empfohlen, um einer Abmahnung durch Mitbewerber keine Angriffsfläche zu bieten und sich vor einem drohenden Zwangsgeld zu schützen. 

Wie sind die Pflichtangaben darzustellen?

In der grafischen Darstellung des Geschäftspapiers ist das Unternehmen frei. Konkrete Vorschriften hierfür gibt es nicht. In der Regel werden aber Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer in einer Fußleiste und die Firma im Briefkopf platziert. Es können selbstverständlich auch zusätzliche Angaben gemacht werden. Es ist empfehlenswert, neben der genauen Anschrift, Telefon- und Telefaxnummern (ggf. E-Mail-Anschrift und Internetanschrift) auch Bankverbindungen (mit Bankleitzahl) sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben.

Bitte beachten Sie, dass für den Vorsteuerabzug erforderlich ist, dass auf allen Rechnungen die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer angegeben wird.

Die Veröffentlichung von Fachartikeln ist ein Service der IHK Berlin für ihre Mitgliedsunternehmen.
Dabei handelt es sich um eine zusammenfassende Darstellung der rechtlichen Grundlagen, die erste Hinweise enthält und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Sie kann eine umfassende Prüfung und Beratung durch einen Rechtsanwalt/Steuerberater im Einzelfall nicht ersetzen.

Pflichtangaben in Rechnungen im Einzelnen

" Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung"

Hier ist nach § 31 Abs. 4 UStDV die Angabe des Kalendermonats ausreichend. Wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind, kann statt der ausdrücklichen Angabe des Liefer-/Leistungszeitpunkts ein Verweis auf den Lieferschein ausreichend sein, sofern sich hieraus ausdrücklich das Liefer-/Leistungsdatum ergibt.

In Fällen, in denen der Zeitpunkt nicht feststeht, etwa bei einer Rechnung über Voraus- oder Anzahlungen, ist eine Angabe entbehrlich. Allerdings ist in der Rechnung kenntlich zu machen, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird.

Wichtig: Das Liefer-/Leistungsdatum muss in der Rechnung auch dann enthalten sein, wenn Rechnungs- und Liefer-/Leistungsdatum identisch sind. Dies z. B. gilt auch beim im Einzelhandel üblichen „Kauf über den Ladentisch“.

Die Bestimmung des umsatzsteuerlichen Lieferungs-/Leistungszeitpunkts kann im Einzelfall schwierig sein:

1. Bei Abhollieferungen, wie sie im Einzelhandel üblich sind, ist Zeitpunkt der Lieferung bei Übergabe der Ware an den Käufer.
2. Bei bewegten Lieferungen, zu denen Umsatzgeschäfte gehören, bei denen der Gegenstand der Lieferung durch den Lieferer, den Abnehmer oder Dritte (Spediteur) befördert oder versendet wird, ist der Lieferzeitpunkt stets der Zeitpunkt, an dem die Beförderung und Versendung an den Abnehmer beginnt.
3. Bei unbewegten Lieferungen im Reihengeschäft richtet sich der Zeitpunkt der Lieferung nach den zwischen den Beteiligten vereinbarten Lieferklauseln (Incoterms). Bei Lieferung frei Haus ist der Lieferzeitpunkt bei Eintreffen der Ware beim Empfänger, bei Lieferung ab Werk ist der Zeitpunkt der Lieferung bei Abgang der Ware aus dem Lager des Lieferanten.
4. Bei Werklieferungen, d.h. wenn der Unternehmer die Be-/Verarbeitung eines Gegenstandes übernommen hat und dabei selbst beschaffte Hauptstoffe verwendet hat, ist der maßgebliche Zeitpunkt der Werklieferung die Fertigstellung und Abnahme des fertigen Werks durch den Auftraggeber.
5. Bei sonstigen Leistungen jeglicher Art liegt der maßgebliche Zeitpunkt grundsätzlich bei deren Fertigstellung bzw. Beendigung und Abnahme. Bei zeitlich begrenzten Dienstleistungen ist die Leistung mit Beendigung des entsprechenden Rechtsverhältnisses ausgeführt, es sei denn, die Beteiligten hatten Teilleistungen vereinbart.
6. Wird über eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet, handelt es sich um eine Rechnung über eine Anzahlung, in der die Angabe des Zeitpunkts der Vereinnahmung des Entgelts oder Teilentgelts nur dann erforderlich ist, wenn der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.

Pflichtangaben in Rechnungen im Einzelnen

"Entgelt"

Im Fall der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltsminderung nicht feststeht, ist in der Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinzuweisen.

Nach Abschnitt 14.5 Abs.19 UStAE reicht folgender Hinweis:

1. Skonti: Bei Skontovereinbarungen genügt eine Angabe, wie z. B.
   „2 % Skonto bei Zahlung bis ...“
2. Boni und Rabatte: Bei Rabatt- bzw. Bonusvereinbarungen genügt ein allgemeiner Hinweis hierauf, wie z. B.
   „Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“
   oder
   „Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen“
   oder
   „Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“

Dies gilt allerdings nur, wenn die Angaben leicht und eindeutig nachprüfbar sind.

Skonto muss nicht betragsmäßig (weder mit dem Bruttobetrag noch mit dem Nettobetrag zzgl. USt) ausgewiesen werden.

Pflichtangaben in Rechnungen im Einzelnen

"Steuersatz 19 %  + 7 % + Steuerbefreiuung"

Bei dem Hinweis auf eine Steuerbefreiung in der Rechnung ist es nicht erforderlich, dass der Unternehmer die entsprechende Vorschrift nennt. Allerdings soll in der Rechnung ein Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung enthalten sein. Dabei reicht regelmäßig eine Angabe in umgangssprachlicher Form aus (z. B. „Ausfuhr“, „innergemeinschaftliche Lieferung“, „steuerfreie Vermietung“, „Krankentransport“, u.s.w.).

Der 19 % unterliegen im Prinzip alle Leistungen und Rechnungen, die keiner Steuerbefreiuung unterliegen oder der 7 %.

7 % gelten z.B. für Bücher, Zeitschriften.

Steuerfrei sind z.B. Porto.

Besonderheiten in Rechnungen

"Rechnungen mit Reiseleistung"

In Rechnungen für eine Reiseleistung ist auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen für Reiseleistungen mit der verpflichtenden Angabe „Sonderregelung für Reisebüros“ nach § 25a UStG hinzuweisen.

Besonderheiten in Rechnungen

"Kleinunternehmerrelgeung"

Wer die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerreglung anwendet, muss keine Umsatzsteuer ausweisen.

Auch Kleinunternehmer sind Unternehmer, das heißt sie müssen die beschriebenen Rechnungspflichtangaben ebenso beachten wie steuerpflichtige Unternehmer. Besonderheit ist jedoch, dass die Angaben zum Steuerausweis entfallen, das heißt Kleinunternehmer müssen in Rechnungen grundsätzlich folgende Angaben aufnehmen:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
• Entgelt
• Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts

Die Vereinfachungen für Kleinbetragsrechnungen gelten auch hier.

Beachte: Eine Hinweispflicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung besteht nicht. Es empfiehlt sich jedoch hierauf hinzuweisen, da andernfalls mit einer Zahlungsverzögerung zu rechnen ist, da der Rechnungsempfänger bei einer Rechnungseingangskontrolle den mangelnden Steuerausweis voraussichtlich beanstanden wird.

Es empfiehlt sich daher den Zusatz: "Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)"

Besonderheiten in Rechnungen

"Elektronische Form"

Eine Rechnung kann auch in elektronischer Form erstellt werden, sofern der Rechnungsempfänger formlos zugestimmt hat. Papier- und elektronische Rechnungen werden umsatzsteuerrechtlich gleich behandelt.

Rechnungen können daher ohne größere Hürde elektronisch versandt werden, zum Beispiel per Mail, gegebenenfalls mit pdf- oder Textdatei.

Ganz wichtig: Stimmt der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zu, sind spezielle technische Übermittlungsverfahren nicht erforderlich.

Eine digitale Signatur kann verwendet werden, muss aber nicht. Eine Besonderheit für die Aufbewahrung der elektronischen Rechnung ist allerdings zu beachten. Sie ist grundsätzlich entsprechend den hierfür geltenden Vorgaben der Finanzverwaltung elektronisch aufzubewahren. Eine Aufbewahrung der Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig.

Besonderheiten in Rechnungen

"Gutschrift"

Als Rechnung gilt auch eine Gutschrift, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Z.B. bei einer Rückerstattung von zu viel gezahltem Honorar, einer Provisionsabrechnung usw.

Bei der Erstellung einer Gutschrift ist auf dem Abrechnungsdokument der Begriff „Gutschrift“ förmlich anzubringen. Im Fall der Gutschrift ist die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und nicht die des die Gutschrift erteilenden Unternehmers anzugeben. Zu diesem Zweck hat der leistende Unternehmer (Gutschriftempfänger) dem Aussteller der Gutschrift seine Steuernummer bzw. USt-IdNr. mitzuteilen.

Bei Gutschriften ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftenaussteller zu vergeben.

Besonderheiten in Rechnungen

"Berichtigung"

Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn sie nicht alle erforderlichen oder falsche Angaben enthält. Dabei müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben ergänzt oder berichtigt werden.

Da der Leistungsempfänger nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG im Besitz einer ordnungsgemäß ausgestellten Rechnung sein muss, kann er vom Rechnungsaussteller eine Berichtigung verlangen, wenn die Rechnung nicht diesen Anforderungen genügt und dadurch der Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger gefährdet würde.

Die Steuer kann berichtigt werden, wenn der Rechnungsaussteller den unberechtigten Steuerausweis gegenüber dem Rechnungsempfänger für ungültig erklärt hat, die erstatteten Vorsteuerbeträge an das Finanzamt zurückgezahlt wurden oder die Vorsteuer noch gar nicht geltend gemacht wurde.

Der Rechnungsaussteller muss die Berichtigung bei dem für seine Besteuerung zuständigen Finanzamt gesondert schriftlich beantragen. Dabei hat er den Namen und die Anschrift des Rechnungsempfängers mitzuteilen. Das Finanzamt holt dann eine Auskunft beim Finanzamt des Rechnungsempfängers ein und teilt – nach Prüfung der Voraussetzungen – dem Rechnungsaussteller mit, ob er die Rechnungen berichtigen kann.

Besonderheiten in Rechnungen

"Unberechtigter Steuerausweis "

Weist der leistende Unternehmer einen höheren Steuerbetrag aus, als er nach dem Gesetz schuldet, schuldet der leistende Unternehmer auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG).

Der leistende Unternehmer kann den Steuerbetrag gegenüber dem Leistungsempfänger berichtigen. Hat der Leistungsempfänger einen höheren Betrag als Vorsteuer geltend gemacht, hat er den Mehrbetrag an das Finanzamt zurückzuzahlen.

Besonderheiten in Rechnungen

"Aufbewahrung"

Der Unternehmer hat gemäß § 14b Abs. 1 UStG aufzubewahren:

• eine Abschrift der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat,
• alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat.

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Auch eine Aufbewahrung auf - digitalen Speichermedien ist möglich, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht.

Vorsteuerabzug

Die Angaben in Rechnungen müssen vollständig und richtig sein, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen. Wenn Rechnungsangaben erst nachträglich vervollständigt oder korrigiert werden, ist der Vorsteuerabzug erst zu diesem Zeitpunkt möglich. Der Rechnungsempfänger muss die Rechnung auf ihre Vollständigkeit hin überprüfen.

Vorsteuerabzug bedeutet, dass die gezahlte Vorsteuer den eingenommenen Umsatzsteuerbeträgen gegengerechnet werden können und so die Steuerlast, auch Zahllast genannt, geringer ausfallen kann.

Eingenommene Umsatzsteuer

- Gezahlte Vorsteuer

___________________

= Zahllast (Steuerschuld an das Finanzamt)

VPA-Praxisfall 1

Du übernimmst für die Firma Kakaus GmbH aus Hamburg unterstützend die Buchhaltung. Nachfolgende Rechnung der Otter AG über bestelltes Druckerpapier wird Dir vorgelegt zur Prüfung, ab die Rechnung steuerlich vollständig ist und so zum Vorsteuerabzug reicht?

Lösungs-Podcast "VPA-Praxisfall 1" - Modul 2.1. "Die Rechnung"

Lösung ab dem 28.11.2021 verfügbar

VPA-Praxisfall 2

Beschreibe wie Du vorgehst, wenn ...

a) eine Rechnung ordnungsgemäß ausgestellt wurde?

b) eine Rechnung NICHT ordnungsgemäß ausgestellt wurde?

Lösungs-Podcast "VPA-Praxisfall 2" zum Modul 2.1.  "Die Rechnung"

Lösung ab dem 28.11.2021 verfügbar